Lorsque l’e-mail est arrivé, il a fallu quelques années pour que toutes les entreprises et les domaines d’activités l’adoptent. Et là, où il y a pas plus de 15 ans, on acceptait des délais de traitement et de réponses de plus d’une semaine, voire deux (courrier postal oblige), la norme est passée à un ou deux jours.
Et puis, sont arrivés les réseaux sociaux et la notion de réponse pratiquement instantanée. Et du coup, j’entends de plus en plus souvent des gens qui souhaitent obtenir des offres, des réponses “tout de suite”, … et j’entends également souvent que la pression et le stress augmentent au sein des entreprises.
Alors j’ai envie de vous partager THE truc que j’utilise pour gérer tout ça… Je veux dire : comment distinguer l’urgent de l’important ? Qu’est-ce qu’on fait passer en premier ? Le schéma ci-dessous illustre mon truc… (ce n’est pas moi qui l’ait inventé. Je le tiens d’un de mes premiers boss, qui lui-même le tenait d’un de ces boss, …) voici donc un mapping :
On traite donc ce qui est urgent et important en premier lieu (tout ce qui est urgent n’est pas forcément important et inversément!). Toute la difficulté réside dans ce qui n’est pas urgent mais important et ce qui n’est pas important mais urgent. Et là, je dirais aller au plus efficace :
- qu’est-ce que je peux faire de suite
- qu’est-ce que je peux faire par moi-même
- qu’est-ce qui est le plus rapide à faire
- qu’est-ce qui me plaît le plus
A noter que pour ce dernier point, j’aurai tendance à le faire passer en premier dans la plupart des cas… (ben ouais, quoi, on bosse aussi pour se faire plaisir non ?!)
Et vous, c’est quoi votre truc pour gérer vos tâches au quotidien et pour résister à l’instantané ?
Valérie Demont
Jp
06/09/2011 at 19:25
Getting Things done, de David Allen
Valérie Demont
12/09/2011 at 21:04
salut JP, je connais pas, tu développes un peu …
Moser
17/09/2011 at 14:54
C’est un livre de David Allen (en anglais), mais depuis traduit dans plusieurs langues (“S’organiser pour réussir” pour le titre français), qui a fait un gros buzz. : http://fr.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Certains conseils pratiques sont utiles dans la vie quotidienne privée et professionnelle. Il y a quelques outils qui permettent d’utiliser une partie des concepts. Pour ma part j’utilise : http://www.rememberthemilk.com/help/guide/
Valérie Demont
19/09/2011 at 20:04
Merci pour les précisions et pour les liens !
Mathieu Laferrière
22/09/2011 at 21:37
Bonjour Valérie,
je ne peux pas te garantir l’origine, mais ce tableau est utilisé dans le livre Priorité aux priorités de Steven R. Covey.
J’utilise également cette grille, notamment pour les courriels. Dès que j’en lis un, je détermine si je dois faire quelque chose et que ça demande du temps. Si c’est le cas, je classe d’un à cinq (le cinquième étant tout simplement en attente). Je vide ma boîte de courriels 2-3 fois par jour, puis je consulte mes sous-boîtes (1, 2, 3, 4 et 5). Ce qui est intéressant, c’est que je ne cherche plus ce sur quoi je dois travailler. Ces points se retrouvent dans le haut de la liste (j’utilise les 5 boîtes de courriel de gmail).
Petit point que j’aimerais rajouter: ce qui est urgent et/ou important pour les autres ne l’est pas nécessairement pour soi. Lorsque c’est le cas, j’informe la personne d’un délai plus long. Souvent, ça évite de se voir transférer leurs singes (réf: Ken Blanchard).
C’est beaucoup plus simple à implanter comme méthode, versus Get Things Done.
Valérie Demont
23/09/2011 at 09:44
Bonjour Mathieu,
merci pour les précisions sur la source ! Et pour le partage de ta méthode qui je dois dire me plaît bien. J’ai juste pure de ne jamais faire la 5e… de la même manière que les tâches peu urgentes et peu importantes.
Oui bien entendu que chacun à ses priorités et que c’est très importants d’informer les personnes concernées des délais dans lesquels telle ou telle tâches peuvent être réalisées.
Effectivement, Get Things Done me parle moins.
Mario Ricardo Ruscitto
08/02/2012 at 16:31
Bonjour,
Effectivement, le tableau est bien appelé la matrice de Covey, tiré de son livre. On devrait tous tendre vers des actes important mais pas urgent… et l’exécution des taches urgentes et importantes devrait décroitre grâce à une discipline nous poussons davantage à faire les choses importantes… avant qu’elles ne deviennent urgentes !
Un bon livre à essayer : “Gagnez en efficacité” de Patrick Georges. très simple et rapide à lire, il donne des outils pour facilement et rapidement mieux gérer son temps, donc aussi son stress.
Par exemple, pourquoi débuter la journée par la lecture des emails comme le font beaucoup de monde ?
Bàv,
Mathieu Laferrière
23/09/2011 at 13:14
En fait, la 5 se fait sur une base journalière ou hebdomadaire. C’est lorsqu’on se pose la question: est-ce que je suis en attente de quelque chose ? Il n’y a pas de date rattachée. L’avantage, c’est qu’on ne repasse pas dessus continuellement.
Pour ce qui est de la 4 (non important et non urgent), c’est la beauté de la chose. On se rend compte après coup qu’on a oublié et ce n’est pas un grand mal.
Un conférencier a avancé un moment donné que 70% des courriels pouvaient être effacés sans dommage!! Le temps sauvé dans ce quadrant permet de le réinvestir dans le quadrant 2 (important mais non urgent).
Autre point pour terminer, j’utilise le nombre de courriels dans chacune des boîtes pour savoir si je suis en contrôle, un peu comme des mensurations. Présentement, j’ai 2-8-2-17-12. C’est bien et ça termine la semaine sans stress.
Bonne fin de semaine.
Olivier Clemence
23/09/2011 at 23:29
S’organiser pour reussir est un excellent livre que je recommande. Ça m’a permi de mieux traiter mes taches, en fonctionnant par ordre de priorité et non par tache quotidienne qui finalement est un principe absurde (le livre explique tous ça mieux Que moi)
jose escasain
07/10/2011 at 14:22
Bonjour Valérie,
C’est une méthode bien connue et pas mal utilisée, spécialement aux US. En fait elle porte même un nom: “The Eisenhower Method”.
Très efficace, simple, et rapide, j’en suis un adepte.
Voilà, c’est tout… pour le moment…