Rester maître des outils

#mcms le 4.12.2010, nous avons abordé la gestion du temps ou comment ne pas se perdre dans l’utilisation des différents outils. Car comme chacun le sait, les outils sociaux sont « time consuming » et « addictives ».

Pour être efficace : il faut être agile avec l’ordinateur, comment investir du temps pour en gagner au final ?

1. Apprendre les raccourcis clavier (si vous additionnez dans une journée les secondes que vous passez à prendre votre souris et la manipuler, vous comprendrez l’importance de ces raccourcis). Pour les novices, la base commence par le ctrl+C et ctrl+V pour copier-coller.
2. Apprendre à taper, certes nous ne sommes pas des secrétaires, mais en tapant correctement, on gagne un temps fou !

Comment gérer la multiplicité des comptes ?

• avoir un système d’archivage ou de stockage pour les noms d’utilisateurs et les mot de passes.
• conserver les e-mails de validation de comptes et de confirmations d’inscriptions!

Une autre piste pour gérer des inscriptions à des sites différents : openID (fourni avec un blog wordpress p.ex) : permet de se logger avec un seul mot de passe et user name (idem pour Onepassword – rechercher password management sur google).

Comment gagner du temps en gérant sa boîte e-mail ?

Il faut filtrer. Le niveau du service se règle lorsqu’on s’inscrit à un service. Par exemple : m’envoyer un mail lorsque je reçois un tweet, lorsque je reçois un message privé, lorsque quelqu’un répond à un commentaire, etc… ou ne pas recevoir d’e-mails jusgtement.

Comment organiser les informations qui m’arrivent ?

Ca peut paraître évident, mais en pratique, on a tendance à se laisser dépasser par le surplus d’informations. Au final, ce doit être  moi et mes activités qui imposent le monde extérieur et pas l’inverse, sauf si j’ai besoin d’être informée !

On peut par exemple désactiver les infos live des nouveautés. L’exemple typique est « vous avez un nouveau mail » dans les clients messagerie (Outlook p.ex). Il faut mettre des barrières entre nous et le monde extérieur si on veut pouvoir rester concentrer. On vérifie notre mail quand on a envie, idem pour Twitter… Désactivier les notifications automatiques !

Comment gérer les attentes des contacts sur quand et comment nous contacter ?

Comment aimez-vous être contacté? Chacun a ses préférences. Avec tous ces outils, il faut donner un mode d’emploi aux gens, comment communiquer avec moi. Pour ma part, sur Facebook vous avez toutes les chances de pouvoir me trouver chaque jour, et si c’est professionnel, il vaut mieux que vous m’envoyer un e-mail sur valerie.demont@bluewin.ch.

Comment posez des limites lorsqu’on est actif dans les réseaux sociaux ?

Il faut mettre des limites en étant actif sur la toile. Et les mettre autrement qu’en se cachant. Ex : le week-end je ne réponds pas aux choses professionnelles. Il faut apprendre à gérer sa micro-célébrité, au sein de notre réseau, on est toujours célèbre.

Le mail est un canal de communication prioritaire. Twitter ne l’est pas.

Au final, gérer sa disponibilité et son temps sur les RS, c’est comme offline : apprendre à dire non, poser des limites, accepter de ne pas pouvoir tout lire et répondre à tout le monde ! Il faut laisser couler et mettre des priorités. Rester à jour, absolument ?! Il ne faut pas en faire une obsession, on ne peut pas tout savoir.